ANÁLISIS DE GESTIÓN


AGAD

RESUMEN
El siguiente artículo se refiere al tema del Análisis de Gestión Administrativa, área de la Administración, destacando su importancia de su implementación en las diferentes entidades o en las diversas unidades que la puedan constituir. Se hace un reconocimiento del origen, proceso y resultados para la empresa además las cualidades y conocimientos que el administrador debe cumplir como requisitos indispensables para poder llevar a cabo una efectiva labor.

PROPÓSITO

Proporcionar soluciones factibles a las irregularidades o deficiencias presentes en la entidad o en alguna unidad en específica, por lo cual se considera que el conocimiento de la misma es indispensable para el óptimo desempeño de las actividades y funciones inherentes de la entidad.

La globalización y la competencia han impulsado la imperiosa necesidad de alimentarse de herramientas y recursos que puedan garantizar la eficiencia, rentabilidad y éxito en cada una de las unidades de la entidad.

Es conveniente acotar que, muchos autores recomiendan realizar un Análisis de la Gestión Administrativa con la finalidad de hacer una evaluación integral y conocer el estado en que se encuentra la entidad.

Por medio de este recurso, es factible evitar cualquier desperdicio de tiempo, a su vez permite evaluar los niveles de eficiencia y efectividad de los controles internos, propios de la entidad. También es posible aseverar, que la implementación del Análisis de Gestión Administrativa deja en evidencia aquellas áreas o unidades problemáticas e irregulares, que conforman a la organización, además muestran las debilidades que existen, a fin de dar solución efectiva a estas dificultades.

El origen de la Gestión Administrativa

A nivel mundial y nacional se han utilizados diversos términos para denominar este análisis, han sido muy variados y muchos se ubican, en esencia, dentro de la concepción de lo que se desea hacer, otras, muestran limitaciones y algunas hasta crean confusión. Entre los nombres que ha recibido el análisis de gestión administrativa están: Auditoria Gerencial, Auditoria de la Empresa, Análisis Administrativo, Análisis de Operaciones, Investigación de la Empresa, Auditoría de Cumplimiento y Auditoria de Rendimiento.

Para finales de los años 70’, profesionales de la Administración y profesores universitarios se dedicaron a redactar y preparar un proyecto de ley que regulara el ejercicio profesional de los Licenciados en Administración, proyecto que culminó en físico, el 26 de agosto de 1982, año en que se promulga la Ley de Ejercicio de la Profesión de Licenciado en Administración. En mencionada ley, se registra que el profesional de la Administración puede realizar trabajos de análisis de gestión administrativa, por lo cual se dio base legal a lo que presentó Ruiz Roa como opción nominal sustitutiva para la auditoría administrativa, hoy día término empleado y aceptado en nuestro país.

Análisis de Gestión Administrativa   

Es una poderosa herramienta de control, que permite analizar las decisiones tomadas, en un lapso de tiempo determinado, si fueron correctas o no, si los datos utilizados para caracterizar o dimensionar las actividades fueron las más acertadas. Las causas de las discrepancias encontradas entre lo previsto y lo realmente ocurrido son muy variables, por ejemplo: estimaciones de precios o rendimientos equivocados, problemas del entorno, entre otros. Lo más precioso de este recurso es, la probabilidad real de evaluar las diferencias dentro de un marco de análisis técnico y económico. Este hecho forma experiencia e información para tomar mejores decisiones y generar mejores planes para la rentabilidad y éxito empresarial.

De acuerdo a la apreciación del Dr. José Ruiz Roa : "examen de la estructura administrativa o de sus componentes, para evaluar el grado de eficiencia y eficacia con el cual se están cumpliendo la Planificación, la Organización, la Dirección, la Coordinación, la Ejecución y el Control de los objetivos trazados por la empresa, para corregir las deficiencias que pudieran existir, tendiendo al mejoramiento continuo de la misma, optimizando la productividad hasta lograr la calidad total y su control, mediante la mejor utilización de los recursos disponibles, conforme a procedimientos encuadrados dentro de normas y políticas de la verdadera administración".

Proceso de la Gestión Administrativa  

Dice RUIZ (1995:175) que "Es indiscutible que para proceder a la preparación del Programa de Trabajo para realizar el AGAD, debemos tener en cuenta cuales son las preocupaciones de la Alta Administración de la empresa".

Lo que significa que es un proceso dinámico donde convergen: pasado, presente y futuro. Dicho proceso, mezcla cíclicamente análisis del pasado (gestión), posición y evaluación de las elecciones futuras (planeamiento), y la instrumentación del plan presente.

Por otra parte, es necesario que el analista responsable del trabajo tenga un Primer Contacto con el Sistema-Cliente, a fin de dejar sentadas las condiciones básicas del trabajo. Este primer contacto es considerado como el primer paso en el Análisis de Gestión Administrativa, debido a que es fundamental para el desarrollo de los siguientes pasos. Además de, poseer ciertas cualidades que le permitan desenvolverse como profesional en ésta área específica:

ü Confianza y seguridad
ü Imagen de negocios
ü Comunicación eficaz
ü Imagen positiva
ü Identificar la necesidad del potencial Sistema-Cliente
ü Lenguaje fluido y uso adecuado de la terminología técnica
ü Capacidad para transmitir las ideas que se desean expresar
ü Disposición para escuchar atentamente los planteamientos del Sistema-Cliente
ü Estar respaldado de impecables recursos de papelería, tarjetería, de presentación, logos, entre otros detalles

Una vez que cumpla éstas cualidades, el analista en su primer contacto deberá:

1) Recopilar datos de la Entidad
Documentos constitutivos.
Los objetivos que definen la naturaleza de la organización.
Composición empresarial (organigrama)
Reseña histórica.
2) Conocer las definiciones fundamentales de la Entidad:
Misión.
Objetivos.
Metas.
Políticas.
3) Reuniones en los distintos niveles gerenciales de la empresa. 
4) Recorrido por las instalaciones de la organización.

El estudio preliminar, le permite al Analista de Gestión identificar las áreas potenciales críticas las cuales necesitan ser atendidas, estimar el tiempo de duración del análisis, el equipo técnico profesional que habrá de emplearse y los recursos necesarios para su desarrollo. Una vez que se tienen estos elementos, el analista procederá a preparar la Propuesta de Servicio Profesional.

De ser aceptada la propuesta, el siguiente paso es el desarrollo del análisis de gestión administrativa. Proceso extenso y minucioso en donde se deben considerar los detalles más mínimos a fin de encontrar la fuente de irregularidad y proponer la solución, a través de la redacción del informe de recomendaciones.

Resultados del AGAD para la Entidad

Luego de la recolección y registro de información, el analista de gestión está listo para iniciar la etapa del análisis de esa información, a través de la cual se conocerán las situaciones de la empresa cuyas características permitirán identificarlas como fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas que están impactando de uno u otro modo los resultados de la organización.

Concluyendo, las empresas, mayormente sus irregularidades radican y se manifiestan delante de formas de pensar muy conservadoras o vanguardistas, siempre rondando los extremos, afectando el buen desarrollo de las actividades y a su vez esto conlleva a consecuencias muy graves, inclusive la quiebra. Situaciones que fácilmente se pueden solucionar con efectivos sistemas de control y el mejoramiento profesional, apoyándose en la estrecha y armoniosa relación jefe-subalterno.

FUENTE:Aponte Uriepero, Marina D.

REFERENCIAS Ley de Ejercicio de la Profesión de Licenciado en Administración. (1982). Gaceta Oficial de la República de Venezuela 3004 (Extraordinaria), agosto 26, 1982.
Ruiz Roa, J. (1995). Análisis de Gestión Administrativa. Caracas: Monte Ávila.



Marina Aponte

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